Wskazanie konkretnego adresu firmy może być w wielu przypadkach problematyczne. Taka sytuacja dotyczy zarówno przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak również spółki. W pierwszym przypadku rejestracja działalności gospodarczej wiąże się z upublicznieniem danych o przedsiębiorcy w jawnym rejestrze CEIDG, do którego otwarty dostęp ma każdy internauta. Jeśli chodzi o spółki to oprócz podobnych niedogodności, adres firmy nie może być dowolny, a sąd może w każdym momencie zażądać udowodnienia, że spółka posiada tytuł prawny do wskazanego w KRS lokalu.
Siedziba spółki a jej adres
Każda spółka handlowa wpisana do KRS musi posiadać swoją siedzibę oraz adres. Siedziba spółki jest tożsama a miejscowością, w której znajduje się organ zarządzający spółki. Natomiast adres spółki to konkretna lokalizacja budynku lub lokalu. W dzisiejszych czasach wiele firm, zarówno małych, jak i większych, do wykonywania swojej działalności nie potrzebuje stałego biura, a co za tym idzie nie posiada adresu konkretnej siedziby. Taka sytuacja ma miejsce np. w przypadku działalności internetowej, gdzie bieżące sprawy firmy oraz niezbędne spotkania rozgrywają się w formie online. Jaki adres spółki podać wówczas z rejestrze, by nie budził on wątpliwości ze strony organów nadzorczych?
Siedziba spółki w domu
Pierwsza myśli, która przychodzi do głowy przedsiębiorcom, którzy otwierają nową firmę i nie wiedzą, jaki adres spółki podać w KRS jest rejestracja przedsiębiorstwa w domu jednego ze wspólników. Chociaż po spełnieniu pewnych warunków jest to możliwe, to w rzeczywistości rejestracja spółki w miejscu zamieszkania może rodzić wiele problemów. Po pierwsze, musimy pamiętać o tym, że spółka to odrębny byt prawny. Oznacza to, że jako podmiot musi wykazać się tytułem prawnym do lokalu, w którym znajduje się jego siedziba. Dodatkowo siedziba spółki może wiązać się z niezapowiedzianą kontrolą urzędnika, które będzie weryfikował, czy wskazany w KRS lokal istnieje i pełni funkcję siedziby przedsiębiorstwa. Chociaż przepisy prawa nie określają dokładnie, jakie warunki musi spełnić siedziba spółki, to powinien być to wydzielony obszar domu przypominający wyglądem prawdziwe biuro przedsiębiorstwa.
Adres spółki a tytuł prawny do lokalu
Rejestracja spółki w domu wymaga uregulowania tytułu prawnego do lokalu, który zajmuje. Najczęściej tytuł prawny do lokalu spółka uzyskuje na podstawie:
- umowy najmu,
- umowy użyczenia.
O ile w przypadku zajmowania przez spółkę zamkniętej powierzchni, np. oddzielnego pokoju, sprawa podziału powierzchni jest dość prosta, to funkcjonowanie spółki w domu może być problematyczne w przypadku, gdy mieszkanie charakteryzuje się niewielką powierzchnią. Jeśli urzędnik, który bez zapowiedzi odwiedzi nasz dom, by skontrolować siedzibę spółki zauważy nieprawidłowości, wówczas możemy narazić się na przykre konsekwencje.
Wirtualne biuro – alternatywny adres firmy
Ciekawą alternatywą, dla wszystkich tych, którzy nie posiadają fizycznej siedziby spółki jest wirtualne biuro. Rozwiązanie to wiąże się z szeregiem korzyści, które odczuje każdy przedsiębiorca. Po pierwsze, wynajem wirtualnego biura to znaczne ułatwienie w codziennym prowadzeniu firmy. Dzięki niemu otrzymujemy nie tylko adres firmy, pod którym możemy zarejestrować spółkę, ale również adres do doręczeń czy celów marketingowych wraz z obsługą korespondencji. Dodatkowym atutem jest możliwość korzystania z sal znajdujących się w wirtualnym biurze. Przedsiębiorca może wykorzystywać je w celu spotkań z kontrahentami lub rozmów ze wspólnikami.
Korzyści wynikające z wirtualnego biura
Możliwość rejestracji spółki pod adresem wirtualnego biura oraz korzystanie z adresu do doręczeń to nie jedyne korzyści związane z tym rozwiązaniem. Wirtualne biuro to najlepszy sposób, by oszczędzić na wynajmie klasycznej powierzchni biurowej. Wynajmując niewielki lokal na cele firmowe musimy liczyć się z kosztami sięgającymi co najmniej kilkuset złotych. Oprócz wynajmu musimy opłacać rachunki i inne opłaty, które są wyższa w przypadku klientów biznesowych. Wybierając wirtualne biuro możemy w dużej mierze obniżyć koszty powierzchni biurowej oraz pracowników obsługujących biuro. W zależności od pakietu cena usługi nie przekracza zwykle stu złotych. W zamian otrzymujemy profesjonalną obsługę korespondencji wraz z powiadomieniami, możliwość korzystania z sali szkoleniowej, a także pewność, że kontrola urzędnicza nie wykaże nieprawidłowości.