Wirtualne biuro to miejsce, któremu możesz powierzyć większość obowiązków przedsiębiorcy. Kompletowanie dokumentacji, przesyłanie korespondencji, a także rozliczenia księgowe to tylko niektóre z jakże ważnych kwestii. Sprawdź, na co zwrócić uwagę, wybierając ofertę wirtualnego biura, by nie popaść w kłopoty z nierzetelnym kontrahentem.
Potrzebujesz pomocy w prowadzeniu działalności gospodarczej? Sprawdź, na co uważać przy wyborze wirtualnego biura.
Jakie usługi świadczy wirtualne biuro?
Wirtualne biuro to na polskim rynku stosunkowo nowa usługa. Jednak ze względu na ogromną funkcjonalność małe i średnie firmy często decydują się na taką współpracę. Głównym zadaniem wirtualnego biura jest zapewnienie przedsiębiorcy dostępu do adresu korespondencyjnego. Możliwość korzystania z adresu to również otwieranie korespondencji, jej skanowanie i przesyłanie pod wskazany adres mailowy jeszcze tego samego dnia. Większość biur wirtualnych zapewnia swoim klientom również faks oraz numer telefonu firmowego. Ich celem jest poprawa efektywności firmy przez prowadzenie działań wspomagających. Do dyspozycji klientów wiele firm oddaje również przestronną i w pełni wyposażoną salę konferencyjną do spotkań z klientami lub mniejsze pokoje sesyjne, a także zapewnia możliwość korzystania z szatni, poczekalni oraz łazienki.
Ofertę większości biur z łatwością można dopasować do własnych potrzeb. Nie każdy przedsiębiorca chce bywać w wirtualnym biurze. Często współpraca odbywa się zdalnie, a firma korzysta z adresu w popularnej dzielnicy dużego miasta, co wpływa korzystanie na jej wizerunek. Sprawdź, na co zwrócić uwagę, wybierając wirtualne biuro.
Na co zwrócić uwagę, wybierając wirtualne biuro?
Wybór wirtualnego biura, które zaspokoi wszystkie Twoje potrzeby i oczekiwania, to niezwykle ważna kwestia. Wielu przedsiębiorców przed podpisaniem umowy o współpracę zastanawia się nad wieloma wątkami, by później się nie rozczarować.
Oto kwestie, których nie można pominąć, wybierając wirtualne biuro:
● Lokal — wirtualne biuro powinno mieć prawo własności powierzchni biurowej lub dysponować umową, która pozwala na wynajmowanie tejże powierzchni innym podmiotom. W umowie warto również umieścić zapis dokładnie określający, która strona za co odpowiada.
● Czas trwania umowy — gdy zdecydujesz się na współpracę z wirtualnym biurem obsługi klientów, warto doprecyzować czas trwania umowy oraz wysokość abonamentu za świadczone usługi. W Polsce są firmy, które umożliwiają wynajem powierzchni biurowej w wirtualnym biurze nawet na okres jednego miesiąca. Dzięki temu możesz skorzystać z ich usług dokładnie wtedy, kiedy potrzebujesz.
● Dostęp do obiektów, które gwarantuje umowa — każde wirtualne biuro może działać nieco inaczej, jednak ważne jest, by umowa zapewniała dostęp do sali konferencyjnej, szatni czy też poczekalni. Wynegocjuj warunki, które spełnią Twoje oczekiwania, i dokładnie określ, ile godzin w tygodniu lub w miesiącu chcesz mieć dostęp do wymienionych pomieszczeń, jeśli planujesz je użytkować.
● Godziny otwarcia biura — jeśli masz zamiar odwiedzać wirtualne biuro i korzystać ze wszelkich udogodnień, to koniecznie potwierdź godziny otwarcia biurowca, w których możesz umawiać się z klientami.
Zalety korzystania z wirtualnego biura. Poznaj je, nim podejmiesz ostateczną decyzję.
Wirtualne biura z roku na rok zyskują większą popularność, ponieważ ich działalność jest niezwykle elastyczna. Siedziba w nowoczesnym biurowcu, który znajduje się w centrum dużego miasta, jest atrakcyjna zwłaszcza dla klientów, którzy cenią profesjonalizm. Ponadto wpisanie adresu na stronie internetowej lub w wizytówce Google dodaje firmie prestiżu, nawet wtedy, gdy współpraca z wirtualnym biurem jest w stu procentach zdalna.
Kolejną zaletą jest oczywiście kwestia finansowa. Wynajem biura w modnej dzielnicy często kosztuje krocie, a korzystanie z usług wirtualnego biura w tym porównaniu wypada po prostu tanio. Jeśli w dobie kryzysu trzeba ciąć koszty utrzymania działalności gospodarczej, to wirtualne biuro z pewnością takie właśnie możliwości daje.
Wirtualne biuro to również szansa, która pozwala na otwarcie dodatkowego oddziału w sąsiednim mieście bez konieczności zajmowania się urządzeniem całej wynajętej przestrzeni. Z punktu widzenia przedsiębiorców takie rozwiązanie to szereg korzyści, z których bez wątpienia warto skorzystać.
Podsumowanie: profesjonalne wirtualne biuro obsługi klienta — czym kierować się podczas wyboru?
Wybór oferty spośród wszystkich wirtualnych biur na rynku nie należy do łatwych. Zanim zdecydujesz się na podpisanie umowy o współpracę, skorzystaj z opinii innych przedsiębiorców. Poczytaj opinie o konkretnych firmach w internecie lub zapytaj o zdanie właścicieli firm, którzy już korzystają z takiej usługi. Dzięki temu wyeliminujesz współpracę z nierzetelnymi kontrahentami. Ponadto sprawdź dokładnie lokalizację biura. Istotny jest pakiet usług, z których można skorzystać w konkretnym wirtualnym biurze. To, że dziś nie potrzebujesz korzystania z wirtualnego biura, wcale nie oznacza, że za kilka miesięcy Twoje oczekiwania nie ewoluują. Wybierz wirtualne biuro rozsądnie i przeanalizuj własne potrzeby, by w przyszłości uniknąć problemów ze zrywaniem umowy.
Jeśli cenisz świetny kontakt, profesjonalną obsługę klientów oraz systematyczność prowadzonych działań, skontaktuj się z nami. Chętnie stworzymy dla Ciebie i Twojej firmy ofertę, która będzie szyta na miarę wszystkich potrzeb.