Numer PESEL nadawany jest automatycznie przez polski urząd stanu cywilnego po sporządzeniu aktu urodzenia dziecka urodzonego na terytorium Polski. O nadanie PESEL mogą starać się również obcokrajowcy, a numer ten jest niezbędny, aby polski pracodawca mógł wywiązać się ze swoich obowiązków. Chcesz zatrudnić cudzoziemca i zastawiasz się, czy obcokrajowiec może uzyskać numer PESEL i na jakich zasadach się to odbywa?

Czym jest numer PESEL?

Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności w skrócie nazywany PESEL to centralny zbiór danych służący do gromadzenia podstawowych informacji pozwalających zidentyfikować tożsamość i status administracyjno-prawny zarówno polskich obywateli, jak i cudzoziemców zamieszkujących na terenie RP. Każdej osobie ujętej we wspomnianej ewidencji nadawany jest tzw. numer PESEL.

W ramach rejestru PESEL gromadzone i przechowywane są m.in.: nazwisko i imiona, nazwisko rodowe, imiona i nazwiska rodowe rodziców, data, miejsce i kraj urodzenia, stan cywilny, numer aktu urodzenia, płeć, obywatelstwo, data zawarcia związku małżeńskiego, numer aktu małżeństwa, kraj zamieszkania, adres zamieszkania i inne. W przypadku obcokrajowców w ewidencji przechowywane są także informacje o serii i numerze karty pobytu na terenie RP – zarówno samego cudzoziemca, jak i jego członków rodziny.

Kiedy obcokrajowiec może uzyskać numer PESEL? Czy warto?

Każdy cudzoziemiec mieszkający w Polsce może starać się o przyznanie numeru PESEL. Jeśli zdecyduje się na zameldowanie na terenie RP, PESEL zostanie nadany mu automatycznie. W przeciwnym wypadku musi złożyć stosowny wniosek. Posiadane numeru PESEL nie jest co prawda warunkiem legalnego pobytu na terenie Rzeczypospolitej Polskiej ani też warunkiem uzyskania prawa do zatrudnienia, niemniej jednak w dłuższej perspektywie numer PESEL potrzebny jest choćby do prawidłowego sporządzania dokumentacji do podatku PIT oraz opłacania składek ZUS.

Numer PESEL ułatwia wiele spraw nie tylko pracodawcy zatrudniającemu cudzoziemca, ale również samemu zainteresowanemu. Niejednokrotnie w bieżących sprawach życia codziennego konieczne jest posługiwanie się numerem PESEL, szczególnie w przypadku kontaktów z urzędami, bankami, operatorami telekomunikacyjnymi itp. Przykładem mogą być np. wymienione banki, które do założenia rachunku bieżącego najczęściej wymagają podania numeru PESEL.

Numer PESEL konieczny do rozliczeń podatkowych cudzoziemca

Jak wspomnieliśmy wyżej, posiadanie numeru PESEL przez cudzoziemców samo w sobie nie jest obowiązkowe, jednak w praktyce niezbędne do rozliczeń podatkowych. Aktualnie obcokrajowiec w celach podatkowych powinien posługiwać się numerem PESEL, a tylko w wyjątkowych sytuacjach numerem NIP. Jeśli pobyt cudzoziemca na terenie Polski będzie dotyczył zlecenia krótszego niż 30 dni, wówczas osobie tej do rozliczeń podatkowych zostanie nadany numer NIP (na podstawie złożonego do urzędu skarbowego zgłoszenia NIP-7).

Jeśli obcokrajowiec będący obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu lub Konfederacji Szwajcarskiej przebywa na terenie Rzeczypospolitej dłużej niż 30 dni, ma obowiązek zameldować się w miejscu pobytu stałego lub czasowego, a to z kolei powoduje automatyczne nadanie numeru PESEL, którym to cudzoziemiec będzie posługiwał się w kontaktach z urzędem skarbowym. W przypadku pozostałych cudzoziemców (obcokrajowców  niezaliczających się do wymienionych grup) obowiązek meldunkowy następuje w 4. dniu od przyjazdu do miejsca pobytu w Polsce.

Jak uzyskać numer PESEL dla cudzoziemca?

Jeśli numer PESEL nie zostanie nadany obcokrajowcowi z urzędu, o jego przyznanie może ubiegać się jedynie zainteresowany, a nie jak miało to miejsce jeszcze kilka lat temu – pracodawca. Aby cudzoziemiec mógł starać się o nadanie PESEL, musi spełniać jeden z prawnie określonych warunków:

• posiadać prawo stałego pobytu w Polsce,
• mieć inne zezwolenie na pobyt w RP,
• być członkiem rodziny uchodźcy lub osoby posiadającej zgodę na ochronę czasową w Polsce.

Cudzoziemiec może otrzymać numer PESEL na dwa sposoby. Pierwszy – z urzędu – dotyczy osób, które zameldują się na stałe lub czasowo na terenie RP. Przyznanie PESEL z urzędu następuje automatycznie i sam zainteresowany nie jest zobligowany do składania żadnych dokumentów. Drugi sposób nadania PESEL odbywa się na wniosek obcokrajowca, czyli po złożeniu przez niego wymaganych formularzy – wniosku o nadanie numeru PESEL oraz dokumentu potwierdzającego tożsamość i inne dane wpisane w formularzu. Wniosek oraz pozostałe dokumenty niezbędne do uzyskania numeru PESEL zainteresowany powinien złożyć w urzędzie gminy, na terenie której znajduje się siedziba jego pracodawcy lub w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy na ul. Nowogrodzkiej 43, jeśli nie jest zatrudniony w Polsce lub jego pracodawca ma siedzibę poza granicami Polski.