Jak wynająć pierwsze biuro? Wszystko, co musisz wiedzieć.

Jak wynająć pierwsze biuro? Wszystko, co musisz wiedzieć.

Planując rejestrację działalności, należy zawczasu pomyśleć o siedzibie firmy. Można skorzystać z posiadanej nieruchomości, ustanowić siedzibę firmy we własnym mieszkaniu, zdecydować się na usługę biura wirtualnego lub wynająć lokal. Wybierając ostatnią z wymienionych możliwości, należy sprawdzić np. w jaki sposób rozliczane są media i czy właściciel lokalu może wystawić fakturę VAT w ramach rozliczenia. Jak wynająć pierwsze biuro? Na co zwrócić uwagę?

Kupić czy wynająć? Co lepsze?

Jednym z częstych dylematów przedsiębiorców już na starcie jest wybór pomiędzy wynajęciem lokalu na potrzeby firmy a zakupem przestrzeni biurowej lub nieruchomości. Wiele zależy od specyfiki firmy – branży, w której będzie działała oraz liczby pracowników. W perspektywie długofalowej może okazać się, iż zakup lokalu biurowego będzie korzystniejszy. Warunki kredytów – miesięczne raty – mogą bowiem okazać się niższe niż koszty najmu. Większość przedsiębiorców nie chce jednak już na samym początku inwestować pieniędzy w kupno lokalu, nie wiedząc, czy ich biznes wystarczająco się rozwinie. Dużą zaletą najmu powierzchni biurowej jest możliwość rezygnacji, gdy przedsiębiorca zdecyduje się np. zawiesić bądź zlikwidować działalność.

Jak wynająć pierwsze biuro?

Poszukiwanie idealnego dla siedziby firmy lokalu może przysporzyć nieco problemów. Przedsiębiorca powinien wziąć pod uwagę nie tylko koszt najmu i powierzchnię, ale również lokalizację biura oraz wspomnianą już – specyfikę działalności.

1.       Prestiżowa lokalizacja

Reprezentacyjny lokal w centrum dużego miasta – najlepiej umiejscowiony na parterze tuż przy ruchliwej ulicy, będzie na pewno droższy, ale zarazem będzie pełnił funkcję marketingową. Potencjalni klienci łatwiej dowiedzą się o istnieniu firmy i świadczonych przez nią usługach. Nie zawsze biuro musi znajdować się w ścisłym centrum, ważne jednak, aby było ulokowane w obszarze miasta z dobrą infrastrukturą. Znajdujący się nieopodal duży parking ułatwi klientom postój w czasie wizyty w Twojej firmie, z kolei kursujące w okolicy autobusy komunikacji miejskiej, pozwolą im łatwiej dotrzeć.

2.        Powierzchnia

Zasadniczą kwestią podczas poszukiwania idealnego lokalu na biuro jest określenie, jaka powierzchnia będzie odpowiednia dla prowadzonej działalności. Należy wziąć pod uwagę nie tylko liczbę pracowników, ale także dodatkowe elementy jak np. miejsce potrzebne na sprzęt oraz towar. Zwróć uwagę nie tylko na wielkość powierzchni, ale także liczbę pomieszczeń, możliwość zorganizowania np. pokoju z zapleczem socjalnym czy sali konferencyjnej.

Ważne są również plany rozwojowe firmy. Wynajmując biuro, warto zawczasu pomyśleć o rozroście przedsiębiorstwa i wynikających z niego większych potrzebach. Niedobrze, jeśli za kilka czy kilkanaście miesięcy okaże się, że firmę czeka przeprowadzka, gdyż lokal jest zbyt mały. Zmiana lokalizacji firmy nie jest dobrym pomysłem ze względu na klientów oraz kontrahentów.

3.   Stan techniczny obiektu i infrastruktura

Sama lokalizacja w centrum miasta nie przyciągnie klientów, jeśli budynek, w którym chcesz wynająć lokal pod biuro, będzie mało atrakcyjny. Jeśli biuro Twojej firmy będzie znajdowało się na piętrze, sprawdź stan schodów, windy, a także dostępność budynku dla osób niepełnosprawnych. Kolejna kwestia to oględziny lokalu i określenie, czy wymaga on remontu lub odświeżenia. Sprawdzając stan techniczny obiektu, dowiedz się więcej na temat dróg ewakuacyjnych, zabezpieczeń przeciwpożarowych, a także zabezpieczeń lokalu w postaci np. alarmu lub stróża nocnego.

Kolejną istotną kwestią jest infrastruktura, w szczególności okablowanie teleinformatyczne i możliwość zainstalowania np. kilku linii telefonicznych. Dowiedz się również, czy w okolicy dostępna jest sieć internetowa o odpowiednich parametrach dla płynnej pracy.

Co jeszcze sprawdzić przed wynajęciem pierwszego biura?

Wymienione wyżej kwestie związane z wynajęciem biura dla firmy odnoszą się przede wszystkim do potrzeb działalności oraz elementów użytkowych. Zanim jednak zdecydujesz się na najem, dobrze, abyś dowiedział się np. jaki tytuł prawny do lokalu ma wynajmujący, czy za wynajem otrzymasz fakturę VAT 23%, a także, w jaki sposób rozliczane są media.

Nierzadko zdarzają się sytuacje, w których osoba wynajmująca przedsiębiorcy lokal nie jest jego właścicielem, ale także najemcą. Czy w takim przypadku możliwy jest wynajem powierzchni na cele gospodarcze? Wszystko zależy od umowy pomiędzy właścicielem lokalu a osobą, od której chcesz wynająć lokal. Jeśli właściciel wyraża zgodę na założenie i prowadzenie w nim działalności gospodarczej, a także, jeśli osoba wynajmująca lokal ma prawo podnajmować go kolejnym osobom, nie masz się czego obawiać.

Sprawdź również, jaki status ma wynajmujący. Jeśli jest on czynnym podatnikiem VAT, zapytaj o możliwość otrzymania faktury z VAT 23%. Wówczas comiesięczne koszty wynajmu lokalu będzie można ująć nie tylko w KPiR, ale również w ewidencji VAT. Kosztami uzyskania przychodów są również rozliczenia mediów, a więc rachunki za energię elektryczną, wodę, a w niektórych przypadkach również i za gaz.