Rozpoczęcie własnej działalności wiąże się z koniecznością podania adresu swojej firmy. Często jednak na początku nie stać nas na wynajmowanie dużych powierzchni pod lokalizację biura. Dodatkowo część usług świadczonych przez firmę, nie potrzebuje fizycznego miejsca, w którym będą przebywali pracownicy lub przyjmowani będą klienci. Wirtualne biuro to propozycja, która ograniczy koszty oraz ułatwi start i funkcjonowanie Twojej firmy. W artykule wskazujemy:
- Czym jest wirtualne biuro?
- Jakie są jego wady i zalety?
- Z czym wiąże się funkcjonowanie w takim trybie?
Czym jest wirtualne biuro? – lokalizacja i obsługa pocztowa
Wirtualne biuro to usługa, która umożliwia pełną obsługę biurową bez fizycznej konieczności przebywania pod danym adresem. Wykupując abonament miesięczny (stanowiący odpowiednik czynszu), możesz zarejestrować firmę w konkretnej lokalizacji. Najczęściej jest to adres ściśle związany z centrum biznesowym miasta. Dzięki temu następuje wzrost wiarygodności, co przekłada się na większą liczbę potencjalnych klientów. Prestiżowy adres pozytywnie wpływa na wizerunek firmy oraz jej atrakcyjność.
Wirtualne biuro w swojej ofercie, oprócz bezwzględnej dla zachowania sensu wirtualnego biura usługi adresu rejestracji firmy, zapewnia rzeczywisty adres korespondencyjny.
W zależności od podpisanej umowy, dostęp do swojej korespondencji możesz mieć o każdej porze, pracownicy mogą przesyłać Ci ją raz w miesiącu lub nawet co drugi dzień. Część firm prowadzących wirtualne biura oferuje także skanowanie korespondencji oraz wysyłkę mailową. Rozwiązanie to powoduje, że np. nie musimy stać w kolejkach na poczcie w związku z nieodebranym listem poleconym (awizo). Przesyłki i wiadomości otrzymujemy regularnie i nie tracimy czasu na codzienne kontakty z listonoszem czy urzędem pocztowym. Co więcej, część podmiotów oferujących biura wirtualne zajmuje się również odpisywaniem na korespondencję i jej kompleksową obsługą.
Przestrzeń firmowa a wirtualne biuro
Firmy oferujące usługi wirtualnego biura, często dysponują salami konferencyjnymi i niewielkimi pokojami (biurami). Po wcześniejszej rezerwacji są dostępne dla abonentów (za dodatkową opłatą lub bez niej – z zastrzeżeniem możliwości wykorzystania sali konferencyjnej np. 3 razy w miesiącu).
Istnieje szansa, że sporadycznie będziesz potrzebował zorganizować spotkanie w profesjonalnej lokalizacji i otoczeniu. Sala konferencyjna udostępniona w ramach wirtualnego biura dodaje prestiżu Twojej firmie i umożliwia pozyskanie większej liczby zleceń.
Rejestrując firmę na adres domowy, pojawia się spory problemy, gdy chcesz zorganizować spotkanie. Zapraszając potencjalnych lub obecnych klientów na teren swojego domu, nie wygląda to zbyt profesjonalnie. Sala konferencyjna w ramach wirtualnego biura umożliwia ochronę prywatności i oddzielenie grubą kreską spraw domowych od firmowych.
Wirtualne biuro – koszty
Obecnie niemal w każdym mieście znajdziemy firmy oferujące usługę prowadzenia biura wirtualnego. Koszty z tym związane są stosunkowo niewielkie. Porównując czynsz biura w Warszawie (przynajmniej 80 zł/ m2) z usługą biura wirtualnego (w zależności od wybranego pakietu – nawet 69 zł/ miesięcznie) – nie ma faktycznie czego porównywać. Oprócz tego dochodzą koszty optymalizacji wyposażenia biura i comiesięcznych opłat za media. Rozbieżność jest tak duża, że opcja prowadzenia tradycyjnego biura wydaje się nieopłacalna, a nawet nierozsądna dla początkujących firm.
Wirtualne biuro – wady
Prowadzenie wirtualnego biura może mieć swoje wady i wiązać się z potencjalnymi zagrożeniami. Warto zwrócić uwagę na szczegóły opisane w umowie – terminy płatności, częstotliwość odbierania/wysyłania poczty czy dostęp do pokojów konferencyjnych. Do wad prowadzenia działalności w ramach wirtualnego biura należy zaliczyć m.in.:
- Brak kontroli nad osobami, które obracają Twoją korespondencją. Mogą oni zapomnieć o ważnej, adresowanej do Ciebie przesyłce lub liście poleconym. Może to wpłynąć na stan Twojej firmy. W związku z tym, że nie ma Cię fizycznie w biurze (albo jesteś tam bardzo rzadko), nie wiesz kto i jak często przegląda Twoją korespondencję. Warto zatem korzystać tylko i wyłącznie z usług firm, które na rynku działają już długo i mają pozytywne recenzje.
- Sztywne godziny otwarcia biura. Często, szczególnie na początku prowadzenia biznesu, godziny Twojej pracy są nieregularne. Może się okazać, że potrzebujesz wirtualnego biura, które otwarte jest 24 godziny na dobę oraz 7 dni w tygodniu. Jeżeli mail, faks czy list przyjdzie po godzinie 16.00, często otrzymasz go dopiero kolejnego dnia. Może być to problematyczne i ograniczać zasięg funkcjonowania Twojej firmy.
Czy wirtualne biuro jest legalne?
Wiele osób zastanawia się, czy można jako adres firmy wpisać adres wirtualnego biura. W świetle prawa, korzystanie z usług wirtualnego biura jest w pełni legalne. Organy administracji są w pełni świadomy tej sytuacji.
Przepisy prawa nie wymagają, aby podatnik wskazywał numer konkretnego lokalu w budynku. Powoływały się na to w przeszłości Urzędy Skarbowe, utrudniając rejestrację firmy pod danym adresem. Naczelny Sąd Administracyjny orzekł jednak, że we współczesnym świecie, przy obecnych realiach obrotu gospodarczego, czynności zarządcze oraz działalność gospodarcza może być prowadzona w dowolnym miejscu – także przy wykorzystaniu biur wirtualnych.
Obecnie korzystanie z usług wirtualnego biura nie powoduje zatem żadnych problemów prawnych.
Wirtualne biuro – dla kogo to najlepsze rozwiązanie?
Usługę prowadzenia wirtualnego biura powinny z pewnością rozważyć firmy rozpoczynające działalność. Statystyki wskazują, że 80% firm upada w pierwszych dwóch latach działania. Związane jest to m.in. z dużymi kosztami utrzymania biura – szczególnie w dużych miastach.
Wirtualne biuro to najlepsze rozwiązanie dla osób, które chcą zaoszczędzić pieniądze na wczesnym etapie rozwoju firmy oraz tych, którzy fizycznie nie potrzebują standardowo rozumianego „biura”. Osoby pracujące zdalnie, a także start-upy nie muszą posiadać własnego biura, oferując swoje usługi. Dla nich prowadzenie biura w formie wirtualnej będzie najlepszym rozwiązaniem.
Wirtualne biuro – podsumowanie
Korzystanie z usług biura wirtualnego daje olbrzymie możliwości. Oferuje znakomitą lokalizację, znacznie ogranicza koszty związane z wynajmem lokalu oraz podnosi prestiż firmy. W przypadku stosowania kilku podstawowych porad związanych z wyborem wiarygodnej i rzetelnej firmy, można skutecznie ograniczyć potencjalne ryzyko do minimum, sprawiając, że wirtualne biuro stanie się idealnym rozwiązaniem dla Twojej firmy.