Spotkanie biznesowe z zagranicznym kontrahentem otwiera przed nami nowe szanse. Zawsze jednak wiąże się ze stresem, który wynika z chęci zaprezentowania firmy z jak najlepszej strony. Aby zminimalizować nieprzyjemne emocje, warto zadbać o odpowiednie przygotowanie do spotkania. Podpowiadamy, jak to zrobić.
Miejsce spotkania
Przygotowanie do spotkania biznesowego warto rozpocząć od przemyślenia kwestii samego miejsca spotkania. Jeśli posiadamy firmowe biuro, zapewne to właśnie do niego zaprosimy naszego zagranicznego gościa. Sprawa komplikuje się jednak w przypadku, gdy nasza firma nie ma oficjalnej siedziby. Powinniśmy wówczas poszukać miejsca, które przede wszystkim zapewni nam komfortowe warunki do rozmowy w obcym języku. Unikajmy zatem głośnych i zatłoczonych restauracji czy też Stref Pracy i Nauki, dostępnych w wielu centrach handlowych. Znacznie wygodniejszym i bardziej profesjonalnym będzie przeprowadzenie spotkania w sali konferencyjnej, udostępnianej przez Wirtualne Biura. Co więcej, takie sale często znajdują się w centrach miast, w bliskim sąsiedztwie dworca lub punktów przesiadkowych, tak jak na przykład sala firmy Voal w Lublinie przy ulicy Chopina. Taka lokalizacja z pewnością będzie dla naszego kontrahenta dużym ułatwieniem.
Cenne jest także to, że wspomniana sala konferencyjna Voal wyposażona jest w rzutnik i meble, które pozwolą na wygodne korzystanie z laptopa lub umieszczenie na nich wielu dokumentów. Do dyspozycji gości pozostaje też serwis kawowy w atrakcyjnej cenie. W ramach jednego z oferowanych pakietów usług Wirtualnego Biura Voal możemy korzystać z sali bezpłatnie nawet przez 3 godziny miesięcznie, z możliwością dokupienia dodatkowych godzin.
Wiedza o kontrahencie
Wiedza o kontrahencie to wątek, do którego powinniśmy podejść na dwa sposoby. Po pierwsze, mowa tutaj o dokładnym researchu działalności klienta oraz jego branży. Szeroka wiedza na ten temat może być miłym zaskoczeniem dla naszego kontrahenta i skłonić go do nawiązania z nami współpracy, z kolei braki w merytorycznym przygotowaniu poddają w wątpliwość profesjonalizm naszej firmy.
Po drugie, istotna jest wiedza o obyczajach kraju, z którego wywodzi się nasz rozmówca, bowiem coś, co w naszej kulturze uchodzi za standard, w kulturze naszego kontrahenta może zostać odebrane jako nietaktowne lub wręcz obraźliwe. Niektóre gesty mogą także przysporzyć trudności komunikacyjnych. Przykładowo, w Polsce kiwanie głową w górę i w dół oznacza „tak”, a kiwanie na boki oznacza „nie”. W Japonii, Bułgarii i wybranych krajach Afryki ruchy te odczytywane są dokładnie na odwrót. Z kolei jeśli w rozmowie z kontrahentem pochodzącym z Bliskiego Wschodu lub południowej Europy wykonamy popularny gest „kciuk do góry”, który u nas oznacza tyle samo co „ok”, „jest dobrze”, możemy zostać odebrani za wulgarnych.
Przygotowanie językowe
Trudno jest przewidzieć, o czym dokładnie będzie toczyła się rozmowa podczas spotkania, ale istnieją tematy, które z pewnością zostaną na nim poruszone. Warto już wcześniej przygotować się do nich pod względem językowym. Do tematów tych najczęściej należy profil firmy, jej oferta, struktura organizacyjna, struktura rynku i konkurencji, kluczowe projekty oraz firmowe plany na przyszłość.
Pamiętajmy, że nawet jeśli spotkanie z zagranicznym kontrahentem nie zaowocuje nawiązaniem współpracy, zyskujemy cenne doświadczenie, które może pomóc nam w lepszym przeprowadzeniu kolejnych tego typu spotkań.