e-Doręczenia – nowe obowiązki dla przedsiębiorców

e-doręczenia

Już od 1 kwietnia 2025 roku kolejne firmy będą musiały posiadać aktywny adres do e-Doręczeń. Obowiązek ten obejmie przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS przed 1 stycznia 2025 roku. Warto zawczasu sprawdzić, czym są e-Doręczenia, kogo dotyczą i jak wdrożyć je w swojej firmie.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to nowoczesny sposób wymiany korespondencji z urzędami, który nie tylko zapewnia pełne bezpieczeństwo, ale również gwarantuje skutki prawne porównywalne z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Innymi słowy, jest to elektroniczny odpowiednik tradycyjnej korespondencji, który umożliwia szybki, bezpieczny oraz niezawodny kontakt z administracją publiczną. Co więcej, system e-Doręczeń będzie stopniowo zastępować zarówno papierowe listy, jak i dotychczasową komunikację prowadzoną za pośrednictwem platformy ePUAP.

E-doręczenia – kogo dotyczy obowiązek

Z adresu do e-Doręczeń muszą korzystać:

  • Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG
  • Firmy wpisane do KRS (w tym spółki, spółdzielnie, fundacje)
  • Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, takich jak adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, notariusze, rzecznicy patentowi, doradcy restrukturyzacyjni

Terminy wdrożenia e-Doręczeń są uzależnione od momentu rejestracji działalności:

Terminy wdrożenia dla firm zarejestrowanych w CEIDG

Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku muszą założyć adres do e-Doręczeń do 1 października 2026 roku. Od 1 stycznia 2025 będzie to możliwe poprzez wniosek o zmianę wpisu w CEIDG. Jeśli jednak złożą taki wniosek po 30 czerwca 2025 roku, adres do e-Doręczeń będą musieli założyć już przy tej aktualizacji.

Z kolei osoby rejestrujące działalność od 1 stycznia 2025 roku muszą założyć adres do e-Doręczeń od razu, podczas składania wniosku o wpis do CEIDG.

Kluczowe terminy dla firm zarejestrowanych w KRS

Firmy wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 roku muszą posiadać adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku. Adres ten można założyć osobnym wnioskiem lub przy okazji aktualizacji danych w KRS. W zależności od formy rejestracji, wniosek składa się przez Portal Rejestrów Sądowych (rejestracja tradycyjna lub PRS) albo przez system S24 (gdy spółkę założono na wzorcu umowy).

Natomiast firmy rejestrujące się od 1 stycznia 2025 roku muszą utworzyć adres do e-Doręczeń już przy zakładaniu działalności. Wniosek składa się wtedy wraz z rejestracją – również przez PRS lub S24, w zależności od sposobu zawarcia umowy spółki.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Adres do e-Doręczeń można założyć, składając wniosek o zmianę wpisu w CEIDG lub KRS, jeśli firma została zarejestrowana przed 1 stycznia 2025 roku.
Można to zrobić również bezpośrednio, korzystając z e-usługi dostępnej na portalu Biznes.gov.pl.

Dostawcą publicznej usługi rejestrowanej jest Poczta Polska.

Dlaczego warto korzystać z e-Doręczeń?

System e-Doręczeń oferuje wiele korzyści:

  • zapewnia pewność nadania i odbioru dokumentów
  • chroni tajemnicę korespondencji
  • ułatwia identyfikację nadawcy i odbiorcy
  • umożliwia szybki dostęp do dowodów doręczeń
  • pozwala ustalić datę i godzinę nadania i odbioru wiadomości

Dzięki e-Doręczeniom komunikacja z urzędami staje się prostsza, bezpieczniejsza i szybsza.

Podsumowanie

Wprowadzenie e-Doręczeń stanowi istotny krok w kierunku pełnej cyfryzacji korespondencji z administracją publiczną. Dla przedsiębiorców oznacza to nie tylko nowe obowiązki wynikające z przepisów prawa, ale jednocześnie wiąże się z wyraźnym zwiększeniem wygody oraz bezpieczeństwa w prowadzeniu oficjalnych kontaktów z urzędami. Z tego względu warto rozważyć wdrożenie tego rozwiązania jeszcze przed upływem obowiązującego terminu – zwłaszcza w sytuacji, gdy Twoja firma została wpisana do KRS przed 1 stycznia 2025 roku, a tym samym objęta jest wcześniejszym obowiązkiem dostosowania się do nowych przepisów.

Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest