Już od 1 kwietnia 2025 roku kolejne firmy będą musiały posiadać aktywny adres do e-Doręczeń. Obowiązek ten obejmie przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS przed 1 stycznia 2025 roku. Warto zawczasu sprawdzić, czym są e-Doręczenia, kogo dotyczą i jak wdrożyć je w swojej firmie.
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to nowoczesny sposób wymiany korespondencji z urzędami, który nie tylko zapewnia pełne bezpieczeństwo, ale również gwarantuje skutki prawne porównywalne z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Innymi słowy, jest to elektroniczny odpowiednik tradycyjnej korespondencji, który umożliwia szybki, bezpieczny oraz niezawodny kontakt z administracją publiczną. Co więcej, system e-Doręczeń będzie stopniowo zastępować zarówno papierowe listy, jak i dotychczasową komunikację prowadzoną za pośrednictwem platformy ePUAP.
E-doręczenia – kogo dotyczy obowiązek
Z adresu do e-Doręczeń muszą korzystać:
- Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG
- Firmy wpisane do KRS (w tym spółki, spółdzielnie, fundacje)
- Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, takich jak adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, notariusze, rzecznicy patentowi, doradcy restrukturyzacyjni
Terminy wdrożenia e-Doręczeń są uzależnione od momentu rejestracji działalności:
Terminy wdrożenia dla firm zarejestrowanych w CEIDG
Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku muszą założyć adres do e-Doręczeń do 1 października 2026 roku. Od 1 stycznia 2025 będzie to możliwe poprzez wniosek o zmianę wpisu w CEIDG. Jeśli jednak złożą taki wniosek po 30 czerwca 2025 roku, adres do e-Doręczeń będą musieli założyć już przy tej aktualizacji.
Z kolei osoby rejestrujące działalność od 1 stycznia 2025 roku muszą założyć adres do e-Doręczeń od razu, podczas składania wniosku o wpis do CEIDG.
Kluczowe terminy dla firm zarejestrowanych w KRS
Firmy wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 roku muszą posiadać adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku. Adres ten można założyć osobnym wnioskiem lub przy okazji aktualizacji danych w KRS. W zależności od formy rejestracji, wniosek składa się przez Portal Rejestrów Sądowych (rejestracja tradycyjna lub PRS) albo przez system S24 (gdy spółkę założono na wzorcu umowy).
Natomiast firmy rejestrujące się od 1 stycznia 2025 roku muszą utworzyć adres do e-Doręczeń już przy zakładaniu działalności. Wniosek składa się wtedy wraz z rejestracją – również przez PRS lub S24, w zależności od sposobu zawarcia umowy spółki.
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Adres do e-Doręczeń można założyć, składając wniosek o zmianę wpisu w CEIDG lub KRS, jeśli firma została zarejestrowana przed 1 stycznia 2025 roku.
Można to zrobić również bezpośrednio, korzystając z e-usługi dostępnej na portalu Biznes.gov.pl.
Dostawcą publicznej usługi rejestrowanej jest Poczta Polska.
Dlaczego warto korzystać z e-Doręczeń?
System e-Doręczeń oferuje wiele korzyści:
- zapewnia pewność nadania i odbioru dokumentów
- chroni tajemnicę korespondencji
- ułatwia identyfikację nadawcy i odbiorcy
- umożliwia szybki dostęp do dowodów doręczeń
- pozwala ustalić datę i godzinę nadania i odbioru wiadomości
Dzięki e-Doręczeniom komunikacja z urzędami staje się prostsza, bezpieczniejsza i szybsza.
Podsumowanie
Wprowadzenie e-Doręczeń stanowi istotny krok w kierunku pełnej cyfryzacji korespondencji z administracją publiczną. Dla przedsiębiorców oznacza to nie tylko nowe obowiązki wynikające z przepisów prawa, ale jednocześnie wiąże się z wyraźnym zwiększeniem wygody oraz bezpieczeństwa w prowadzeniu oficjalnych kontaktów z urzędami. Z tego względu warto rozważyć wdrożenie tego rozwiązania jeszcze przed upływem obowiązującego terminu – zwłaszcza w sytuacji, gdy Twoja firma została wpisana do KRS przed 1 stycznia 2025 roku, a tym samym objęta jest wcześniejszym obowiązkiem dostosowania się do nowych przepisów.